1. Over deze verklaring
Ideal Shift AI ("Ideal Shift", "wij" of "ons") hecht veel waarde aan de vertrouwelijkheid en beveiliging van persoonsgegevens. Deze verklaring beschrijft hoe de Chrome-extensie IdealShift GGZ Assistent gegevens verwerkt wanneer bevoegde zorgprofessionals de extensie gebruiken binnen ondersteunde elektronische patiëntendossiers (EPD's).
De extensie is bedoeld als administratieve ondersteuning. Zij vervangt geen professioneel oordeel en neemt geen zelfstandige beslissingen over diagnose, behandeling of andere medische zorg.
2. Wie is verantwoordelijk?
De zorginstelling die de extensie inzet, bepaalt in beginsel waarom en hoe EPD-gegevens worden verwerkt en is doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke. Ideal Shift verwerkt deze gegevens doorgaans als verwerker, in opdracht van de zorginstelling en volgens de afspraken in de overeenkomst en verwerkersovereenkomst.
Voor beperkte gegevens die Ideal Shift voor eigen beveiliging, misbruikpreventie en bedrijfsvoering verwerkt, kan Ideal Shift zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. De precieze rolverdeling kan per implementatie verschillen en wordt vastgelegd in de overeenkomst met de zorginstelling.
3. Welke gegevens verwerken we?
Afhankelijk van de gebruikte functie kan de extensie de volgende informatie uit het ondersteunde EPD-formulier uitlezen en verwerken:
- contactsoort, contactcode en zichtbare contactomschrijving;
- reistijd;
- cliëntstatus;
- rapportage- of registratietekst;
- cliëntnummer;
- type afspraak en geselecteerde activiteit;
- technische routeringsinformatie, zoals ingeschakelde controles, bron en tijdstip.
Omdat deze gegevens afkomstig kunnen zijn uit een EPD, kunnen zij persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens over gezondheid bevatten. De extensie is niet ontworpen om gegevens te verzamelen buiten ondersteunde EPD-pagina's en de functies die de bevoegde gebruiker activeert.
Voor beveiliging en technische werking kunnen daarnaast beperkte technische gegevens worden verwerkt, zoals foutmeldingen, antwoordstatussen, browser- of extensie-informatie en het IP-adres waarmee de backend wordt benaderd.
4. Waarom verwerken we deze gegevens?
Gegevens worden alleen verwerkt voor het leveren, beveiligen en ondersteunen van de afgesproken functies, waaronder:
- het controleren en valideren van EPD-registraties;
- het signaleren van mogelijke registratieproblemen, bijvoorbeeld rond reistijd of aanwezigheid;
- het tonen van administratieve feedback of aanbevelingen in het EPD;
- het ondersteunen en automatiseren van administratieve werkprocessen;
- het oplossen van technische fouten, beveiligen van de dienst en voorkomen van misbruik.
Wij gebruiken EPD-gegevens niet voor advertenties, marketing, verkoop van gegevens of profilering voor commerciële doeleinden.
5. Grondslag en instructies van de zorginstelling
De zorginstelling is verantwoordelijk voor het vaststellen van een geldige grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens en, waar van toepassing, bijzondere persoonsgegevens over gezondheid. Ideal Shift verwerkt EPD-gegevens alleen op gedocumenteerde instructie van de zorginstelling, behalve wanneer de wet anders vereist.
Voor eigen, beperkte beveiligings- en operationele gegevens baseert Ideal Shift de verwerking, afhankelijk van de situatie, op de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of het gerechtvaardigd belang om de dienst veilig en betrouwbaar aan te bieden.
6. Lokale opslag, backend en bewaartermijnen
Lokale Chrome-opslag
Voor foutopsporing bewaart de extensie technische logregels in chrome.storage.local. In de huidige versie worden maximaal 500 regels bewaard; daarna wordt telkens de oudste regel overschreven. Logregels kunnen formulierwaarden en technische informatie over een verzoek bevatten. Zij blijven lokaal in het Chrome-profiel aanwezig totdat zij zijn overschreven, de extensiegegevens worden gewist of de extensie wordt verwijderd.
Backend en Power Automate
De huidige Ideal Shift-backend stuurt de benodigde gegevens door voor verwerking en schrijft EPD-inhoud niet bewust naar een afzonderlijke Ideal Shift-database. Hosting- en workflowdiensten kunnen wel technische logs, foutinformatie en uitvoeringsgeschiedenis bewaren. De concrete bewaartermijnen zijn afhankelijk van de inrichting en afspraken met de zorginstelling en worden niet langer ingesteld dan nodig voor het afgesproken doel of een wettelijke verplichting.
De zorginstelling bepaalt de bewaartermijnen voor gegevens die in haar EPD- of Microsoft-omgeving worden opgeslagen.
7. Verstrekking en dienstverleners
Ideal Shift verkoopt geen persoonsgegevens. Gegevens worden alleen toegankelijk gemaakt voor partijen die deze nodig hebben om de afgesproken functie te leveren, zoals bevoegde medewerkers van de zorginstelling, geautoriseerde Ideal Shift-medewerkers voor ondersteuning, en ingeschakelde technische dienstverleners.
De extensie kan gebruikmaken van:
- Microsoft Azure voor het hosten en beveiligen van de backend;
- Microsoft Power Automate voor geconfigureerde validatie- en workflowprocessen;
- Google Chrome en Chrome Extension API's voor de werking en distributie van de extensie;
- Google Fonts voor het laden van lettertypebestanden; daarbij kan Google technische verbindingsgegevens zoals IP-adres en browserinformatie ontvangen, maar de extensie stuurt via dit lettertypeverzoek geen EPD-formulierinhoud mee.
Wanneer een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, worden waar vereist passende waarborgen gebruikt, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. De inrichting kan per klantomgeving verschillen.
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op het risico, waaronder versleutelde overdracht via HTTPS, beperking van verzonden velden en veldlengtes, toegangsbeperking, beveiligde opslag van technische geheimen en logging voor beveiliging en foutopsporing. Geen enkele methode is volledig risicovrij; beveiligingsmaatregelen worden daarom periodiek beoordeeld en waar nodig aangepast.
10. Uw privacyrechten
Betrokkenen kunnen, afhankelijk van de toepasselijke wetgeving, recht hebben op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. Omdat de zorginstelling doorgaans verantwoordelijk is voor EPD-gegevens, kunt u een verzoek over patiënt- of dossiergegevens het beste rechtstreeks bij die zorginstelling indienen. Ideal Shift helpt de zorginstelling waar dit contractueel en wettelijk vereist is.
Voor vragen over verwerkingen waarvoor Ideal Shift zelf verantwoordelijk is, kunt u contact opnemen via privacy@idealshift.ai. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde toezichthouder.
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer de extensie, de technische inrichting of wet- en regelgeving verandert. De actuele versie en wijzigingsdatum worden steeds op deze pagina gepubliceerd. Bij materiële wijzigingen informeren wij klanten via een passend kanaal.
12. Contact
Ideal Shift AI
Website: idealshift.ai
Privacyvragen: privacy@idealshift.ai