Automatisering van verwijzing tot screening voor een sneller, slimmer en mensgerichter aanmeldproces.
Bekijk de video · Leestijd: 4 minuten
Ideal Shift AI werkte samen met een toonaangevende zorgorganisatie om het aanmeld- en intakeproces te vernieuwen. Door versnipperde werkprocessen binnen de afdelingen Wonen, Jeugd en Gezin en Volwassenenzorg te stroomlijnen, hielpen we een uniform en efficiënt systeem te creëren waar zowel zorgverleners als zorgvragers van profiteren.
Binnen het aanmeldproces, van verwijzing tot intake, werkte de organisatie met verschillende en niet-uniforme procedures tussen afdelingen zoals Wonen, Jeugd en Gezin en Volwassenenzorg. Deze verschillen veroorzaakten versnippering, onduidelijkheid en een hogere administratieve last voor medewerkers. Zowel de aanmeldmedewerkers als de verschillende polisecretariaten besteedden veel tijd aan handmatige verwerking, controle en afstemming.
Daarnaast hing de screening van verwijzingen sterk af van de informatie die de verwijzer meegaf. Behandelaren baseerden hun beslissing om een aanmelding door te zetten naar een intake vooral op de geformuleerde hulpvraag. Daardoor ontbrak soms essentiële context, zoals onderliggende problemen, urgentie of aanvullende factoren. Dat maakte zorgvuldig en consistent screenen lastiger, met risico op vertraging of een minder passende plaatsing van zorgvragers.
Niet alleen een slimmer proces, maar een oplossing die merkbaar werkt voor de mensen die er iedere dag mee werken.
“Ik zou deze samenwerking zeker aanbevelen. Wat de samenwerking bijzonder maakt, is de combinatie van inhoudelijke expertise, strategisch inzicht en praktische toepasbaarheid. Emma is zeer deskundig en gedreven. Ze weet zich echt in te leven in het perspectief van de opdrachtgever en vertaalt een enorme hoeveelheid complexe en soms gefragmenteerde informatie naar een concrete, effectieve en werkbare AI-oplossing. Daarbij houdt ze niet alleen oog voor technologie, maar vooral voor processen, mensen en draagvlak binnen de organisatie. Daarnaast is de samenwerking ook persoonlijk prettig: ze is toegankelijk, snel beschikbaar voor overleg of vragen en denkt proactief mee. Die combinatie van professionaliteit, betrokkenheid en resultaatgerichtheid maakt de samenwerking waardevol.”
“Ik ben met Emma heel blij dat we deze week alle aanpassingen in het formulier hebben kunnen aanpassen, zowel voor AT, BW en VZ. Het waren zoveel aanpassingen dat Emma ongeveer een heel nieuw formulier heeft gebouwd, maar die is nu klaar. Chapeau Emma Verhagen!”
De voorbereiding op de implementatie van de AI-oplossingen leidde eerst tot een grondige analyse en herontwerp van de bestaande processen. Alle stappen binnen het aanmeld- en intakeproces werden in kaart gebracht, gestroomlijnd en gestandaardiseerd. Dat had niet alleen een organisatorisch effect, maar creëerde ook bewustzijn en draagvlak binnen de organisatie voor een nieuwe manier van werken.
Vervolgens werden de AI-oplossingen in dit geoptimaliseerde proces geïntegreerd. Daardoor werd een aanzienlijk deel van de administratieve taken geautomatiseerd, zoals het structureren, verwerken en beschikbaar maken van aanmeldinformatie. Dat heeft de administratieve last rond het aanmeldproces sterk verminderd en de kans op fouten verkleind.
De implementatie van het dynamische aanmeldformulier heeft bovendien geleid tot een veel bredere en meer gestructureerde informatieverzameling. Vanuit het perspectief van de zorgvrager wordt de hulpvraag verdiept en verduidelijkt, waardoor al vóór de screening meer relevante context beschikbaar is. Dat stelt screeners in staat om sneller, consistenter en beter onderbouwde beslissingen te nemen. Tegelijk ervaren zorgvragers een toegankelijker en duidelijker aanmeldproces.
Bovendien levert de combinatie van de verwijzing en de antwoorden van de zorgvrager in het dynamische aanmeldformulier meer inhoudelijke informatie en concrete aanknopingspunten op voor behandelaren tijdens het intakegesprek.
Een gestandaardiseerd aanmeldproces voor iedereen die zich met een hulpvraag meldt bij de organisatie (Wonen, Jeugd en Gezin en Volwassenenzorg), waardoor interne verschillen afnemen en de transparantie tussen afdelingen toeneemt.
Een flinke vermindering van de administratieve last, omdat de verwerking van aanmeldgegevens grotendeels geautomatiseerd en gestructureerd is, waardoor medewerkers meer tijd hebben voor zorg.
Snellere en effectievere screening dankzij completere en beter gestructureerde informatie vóór de beoordeling van verwijzingen, wat leidt tot betere uitkomsten voor zorgvragers.
Een intelligent formulier waarvan de verwerking is geautomatiseerd en dat is ontworpen om toegankelijk te zijn voor mensen met beperkte digitale vaardigheden, zodat niemand buiten de boot valt.
Meer gebruiksvriendelijkheid door snellere terugkoppeling en een uniforme, professionele ervaring vanaf het eerste contact tot aan de intake.
Door onze gezamenlijke inspanningen is het aanmeld- tot intakeproces als geheel succesvol herontworpen en geïmplementeerd. De impact is zichtbaar op meerdere niveaus: operationeel, organisatorisch en cultureel.
Operationeel is er meer rust en overzicht ontstaan in het proces, met aanzienlijk minder foutgevoeligheid en minder interne en externe afstemming. Doordat informatie vollediger en gestructureerder beschikbaar is, kunnen stappen in het proces in één keer goed worden doorlopen. Organisatorisch is er meer eenduidigheid gekomen in werkwijze en besluitvorming. De uniforme inrichting van het proces zorgt ervoor dat medewerkers uit verschillende afdelingen op dezelfde manier werken. Dat vergroot de transparantie en heeft de onderlinge samenwerking versterkt.
Daarnaast heeft het project bijgedragen aan de uitrol van de AI-strategie. De inzet van technologische ondersteuning wordt gebruikt om professionals te ontlasten en tegelijk de kwaliteit, toegankelijkheid en efficiëntie van de zorg te versterken. De samenwerking heeft daarmee niet alleen een concreet proces verbeterd, maar ook bijgedragen aan duurzame organisatieontwikkeling.
Door te investeren in AI die menselijke capaciteiten versterkt in plaats van vervangt, heeft deze zorgorganisatie de manier waarop de aanmelding werkt getransformeerd. Dat levert betere resultaten op voor zowel medewerkers als zorgvragers, en vormt tegelijk een basis voor verdere innovatie.
Ontdek waar AI direct tijd kan besparen, processen kan verbeteren en medewerkers beter kan ondersteunen.