Uitdaging
- ~30 klikken en 5 minuten registratietijd, bovenop 5 tot 15 minuten om de e-mail te schrijven.
- Gemiste registratie is een gemiste declaratie: direct financieel risico.
- Minder tijd over voor daadwerkelijk cliëntcontact.
AI-ondersteunde registratie van cliëntcontact bij het versturen van een e-mail, met behoud van menselijke controle vóór opslag.
Bekijk de video · Leestijd: 4 minuten
Stel je dit eens voor. Je bent een briljante psycholoog. Jarenlang gestudeerd, complexe casussen, een wachtkamer vol mensen die je nodig hebben. En elk jaar verlies je twee volledige werkweken. Niet aan patiënten. Aan het klikken met een muis.
Twee weken lang staren naar laadschermen. Drop-downmenu's openen. Steeds dezelfde velden invullen. Niet om een diagnose te stellen of te luisteren naar iemand die het moeilijk heeft. Puur en alleen om een e-mail te registreren in een patiëntdossier.
Dit is de realiteit voor duizenden zorgprofessionals in de Nederlandse GGZ. En precies dit probleem wilden wij oplossen.
Een e-mail schrijven aan of over een cliënt kost tussen de 5 en 15 minuten. Die e-mail daarna registreren in het elektronisch patiëntdossier kost nog eens 5 minuten en zo'n 30 klikken. Vijf minuten hier, vijf minuten daar en voor je het weet ben je een uur tot twee uur van je week kwijt aan pure administratie.
Dit plaatst elke behandelaar voor een onmogelijke keuze. Of je neemt de tijd om alles netjes te registreren en hebt minder tijd voor je cliënten. Of je kiest voor de persoon die je hulp nodig heeft, slaat de registratie over, en de organisatie misloopt de declaratie. Geen registratie betekent geen betaling en een reëel financieel risico.
Je werkt dan feitelijk als vrijwilliger voor die uren. En dat is volstrekt onhoudbaar.
Een slimme digitale assistent die gewoon in Outlook werkt. Geen nieuw systeem. Geen extra inloggen. Geen cursusdag.
Op het moment dat een behandelaar een e-mail verstuurt over of aan een cliënt, verschijnt er een pop-up met een al ingevulde registratiesuggestie. De behandelaar controleert het, past aan waar nodig, drukt op bevestigen, en dat is het. De assistent regelt de rest op de achtergrond, direct in het patiëntdossier, op de juiste datum, onder de juiste module.
Minimaal 90% van de e-mails wordt op deze manier geregistreerd, automatisch, zonder van systeem te wisselen en zonder extra stappen. Wat vroeger een of twee uur per week kostte, duurt nu bijna niets. Bij GGZ De Hoop loopt dat percentage inmiddels op tot 95%+.
En wat deze assistent echt slim maakt: hij begrijpt de regels van de Nederlandse zorgdeclaratie bij volwassenen. Wanneer er eerst een reactie van een cliënt nodig is voordat tijd gedeclareerd mag worden, wacht de assistent. Hij bewaart de intentie, monitort de inbox, en zodra de cliënt reageert registreert hij de tijd automatisch, met de originele datum, precies zoals de regelgeving het vereist. Zoals een medisch secretaresse die een mapje op haar bureau legt en zegt: "Dit verwerk ik zodra meneer Jansen terugbelt." Alleen vergeet deze nooit, en gaat ze nooit naar huis.
Niet alleen minder klikken, maar een oplossing die behandelaren merkbaar tijd en rust teruggeeft.
"Toen ik hoorde over de automatische e-mailregistratie, dacht ik meteen: dat is handig. Deze functie vermindert het aantal stappen bij registratie en helpt daardoor om de productie te halen. Het is belangrijk dat we directe tijd ook echt wegschrijven, anders voegt het niets toe aan de productie. Bij elke e-mail over of met een cliënt krijg je een pop-up. Je kunt dan aangeven of het om directe of indirecte tijd gaat en hoe lang het heeft geduurd. Dan komt het automatisch in het dossier als agenda-afspraak. Het werkt heel makkelijk. Door deze toepassing ga ik wat bewuster om met mijn registratie: je ziet niet snel iets over het hoofd."
"De afgelopen weken heb ik de e-mailregistratie mogen uitproberen en ik ben erg positief. Het proces werkt snel, overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. De meldingen krijg je vanzelf waardoor het weinig tijd kost om je e-mails te registreren. Je kan binnen de registratie makkelijk aangeven hoe je de mail wil registreren, dus je blijft hierin zelf een keuze houden. Het grootste voordeel is dat het je tijd scheelt en je vaker je e-mails registreert, wat fijn is voor je dossiervoering."
We zijn live gegaan bij GGZ De Hoop. De uitrol start bij één afdeling en wordt stap voor stap uitgebreid. Het doel is eenvoudig: laat behandelaren zich richten op waar ze voor zijn opgeleid, en laat de slimme assistent de rest afhandelen.
We geloven dat dit nog maar het begin is van wat Agentic AI kan betekenen voor zorgprofessionals. Minder routinewerk. Minder administratieve druk. Meer tijd voor de zorg die er echt toe doet.
AI vervangt de warme basis van de geestelijke gezondheidszorg niet. Het beschermt die juist. Wanneer AI doordacht wordt ingevoerd, geeft het professionals terug wat zij het meest waarderen: tijd, focus en aanwezigheid.
Ontdek waar AI direct tijd kan besparen, declaraties kan beschermen en behandelaren beter kan ondersteunen.