Automatisering van verwijzing tot screening voor een sneller, slimmer en mensgerichter aanmeldproces.
Bekijk de video · Leestijd: 4 minuten
Sommige projecten blijven je bij.
Niet omdat ze eenvoudig waren, maar omdat ze je opnieuw lieten zien waarom je dit werk doet en waarom ik Ideal Shift AI ben begonnen.
Onze samenwerking met De Hoop, een toonaangevende christelijke GGZ-aanbieder in Nederland, was zo'n project.
Samen wilden we een probleem oplossen waar veel zorgorganisaties stilletjes mee worstelen:
Een aanmeldproces dat efficiënter is, meer inzicht biedt en minder handmatig werk vraagt.
Op 2 oktober 2025 vierden we een belangrijke mijlpaal: de demo van de eerste grote fase van dit traject. En maakten we de foto hierboven! :) Dat was de bekroning van een intensieve, gerichte periode van voorbereiding, testen, samenwerking en leren.
Terwijl we doorgaan naar de volgende fase, blijft onze focus liggen op het versterken van deze basis en het leren van gebruik in de praktijk.
Voor dit project begon, werkten de aanmeld- en screenteams van De Hoop met bestaande processen die in de loop van vele jaren waren gegroeid.
Deze werkwijze speelde een belangrijke rol in de zorgverlening. Ze vroeg om toewijding, ervaring en constante inzet van medewerkers die zorgvuldig informatie verzamelden, cliënten opvolgden en dossiers voorbereidden voor screening.
Het eerdere proces bestond onder andere uit:
Het systeem werkte, maar er was ruimte voor verbetering.
Zowel De Hoop als ons team zag dat er kansen lagen om op een meer gestructureerde en schaalbare manier informatie te verzamelen en te organiseren, zodat het proces beter kan meegroeien met toekomstige zorgvragen.
In plaats van alleen papierwerk te digitaliseren, hebben we samen met de teams van De Hoop het hele traject opnieuw ontworpen.
Niet alleen:
“Hoe maken we dit efficiënter?”
Maar:
“Hoe verbeteren we het proces zodat het team op het moment van screening beschikt over volledige en betrouwbare informatie? Zodat cliënten sneller en beter geholpen worden en dit een positief effect heeft op de wachtlijst?”
Het resultaat: AI-gedreven, mensgerichte aanmeldformulieren en volledig geautomatiseerde aanmeldprocessen die mensen ondersteunen vanaf de eerste verwijsbrief van de huisarts, via slimme en dynamische informatieverzameling, tot het naadloos aanleveren van gegevens en rapporten rechtstreeks in het elektronisch patiëntendossier en op het beeldscherm van de screener. Deze aanpak bespaart tijd en verhoogt vooral de waarde die De Hoop aan haar cliënten wil bieden.
Cliënten ontvangen automatisch een beveiligde link en vriendelijke herinneringen. Ze vullen formulieren in op hun eigen tempo; zonder druk en zonder eindeloze opvolging.
Niet iedereen voelt zich prettig bij lange schriftelijke formulieren. Daarom hebben we spraak-naar-tekst toegevoegd. Cliënten kunnen hun antwoorden gewoon inspreken. Drempels verdwijnen.
Na verzending stroomt de data rechtstreeks door naar het Elektronisch Patiëntendossier (EPD) van De Hoop. Geen overtypen. Geen menselijke fouten. Geen vertraging. Automatische controles op BSN-matching gebeuren op de achtergrond.
Wachtlijsten worden automatisch bijgewerkt. Geen kopieer- en plakwerk meer. Gegevens zijn meteen beschikbaar voor de administratieve dienst en de screeners.
Volwassenenzorg, jeugd- en kindzorg en maatschappelijk werk volgen dezelfde werkwijze die binnen dit programma is vastgelegd, met behoud van flexibiliteit voor de specifieke noden van elk team.
AI-implementatie is alleen zinvol als ze levens verbetert. Dit verwachten we bij livegang te veranderen:
Maar de grootste verwachte verandering?
Mensen hebben meer tijd om zich op mensen te richten in plaats van op systemen.
Verandertrajecten in de zorg vragen om vertrouwen, visie en leiderschap.
“Om tot een goed onderbouwde AI-strategie te komen, hebben we zeer prettig samengewerkt met Ideal Shift AI; Emma en haar team hebben ons goed door het proces begeleid. Samen ontwikkelden we een AI-roadmap die aansluit op onze organisatiestrategie en waarbij collega’s betrokken waren. Waar technologische projecten soms op weerstand stuiten, merken we nu dat binnen de organisatie echte interesse en sterke betrokkenheid rond AI ontstaan. Dat betekent niet dat alles ‘vlekkeloos’ verloopt, maar wel dat er intrinsieke motivatie is om hier een succes van te maken... niet voor onszelf, maar omdat we geloven dat we AI kunnen inzetten in dienst van onze missie: mensen helpen op weg naar een nieuw leven!”
Deze feedback weerspiegelt de zorgvuldige manier waarop dit project is geïntroduceerd: eerst via een doordachte AI-strategie, daarna via samenwerking, testen en voortdurende dialoog.
Terwijl teams met het systeem aan de slag gaan, blijft hun ervaring centraal staan in de verdere ontwikkeling.
Dit was geen ‘plug-and-play’-project. Het omvatte:
Elke stap is bewust gezet, met aandacht voor operationele realiteit en professionele standaarden.
Deze samenwerking maakte het verschil.
Dit project bevestigde iets waarin we sterk geloven:
AI vervangt de warme basis van de geestelijke gezondheidszorg niet. Het beschermt die juist.
Wanneer AI doordacht wordt ingevoerd, geeft het professionals terug wat zij het meest waarderen: tijd, focus en aanwezigheid.
Als uw organisatie te maken heeft met:
U hoeft dit niet alleen op te lossen.
Bij Ideal Shift AI ontwerpen we intelligente AI-oplossingen en automatiseringen die mensen centraal zetten en tegelijk meetbare operationele resultaten opleveren in verschillende sectoren.
👉 Neem onze gratis AI Maturity Assessment
👉 Plan een gratis adviesgesprek
👉 Laten we samen verkennen wat er mogelijk is voor uw organisatie!
👉 De Hoop deelt graag haar ervaringen en de oplossingen die voor De Hoop zijn ontwikkeld.
Omdat betere systemen en processen leiden tot betere uitkomsten.
Ontdek waar AI direct tijd kan besparen, processen kan verbeteren en medewerkers beter kan ondersteunen.