Van AI-ambitie naar GGZ-impact
Hoe stuur je als GGZ-organisatie de ontwikkeling van AI? Die vraag staat centraal voor een groeiend aantal GGZ-instellingen dat Ideal Shift AI begeleidt. In plaats van snel “iets met AI” te doen, kiezen zij bewust richting en strategie. Emma Verhagen, Managing Director van Ideal Shift AI, deelt open hoe zij GGZ-organisaties begeleidt bij verandering, het maken van scherpe keuzes en het bouwen aan een toekomstbestendige zorgorganisatie.
Ideal Shift AI ziet AI als een drievoudige transformatie: van werkprocessen, van dienstverlening en van mensen. Door deze drie niveaus in samenhang te veranderen en vanaf het begin scherp te zijn op menselijk contact, data en governance, nemen vooruitstrevende GGZ-organisaties en Ideal Shift AI samen de leiding in een zorgvuldige en toekomstbestendige toepassing van AI. De kern: innovatief leiderschap maakt je toekomstbestendig.
Van tooldenken naar waardecreatie
Een terugkerend patroon bij GGZ-organisaties die met AI starten: het potentieel is groot, maar de financiële ruimte is beperkt. GGZ-instellingen werken met smalle marges, waardoor investeren in AI vraagt om scherpe keuzes en een combinatie van eigen middelen en subsidies. Op papier zijn de opbrengsten snel zichtbaar, maar in de praktijk blijft investeren in innovatie spannend in een sector waar elke euro telt.
Wat aan de start van AI-projecten in de GGZ opvalt, is dat het draagvlak binnen organisaties verrassend breed blijkt te zijn. In de projecten van Ideal Shift AI zien we dat aan het begin van een traject gemiddeld zo'n vijftien procent van de medewerkers actief meedenkt over AI. Wat begint als een beoogde kern groep, groeit uit tot een bredere beweging. Bewust wordt iedereen uitgenodigd die wil meedenken. Medewerkers zitten letterlijk “achter het stuur”, en ook raden van toezicht kijken positief mee. Het effect is voelbaar: meer eigenaarschap, meer vertrouwen en minder weerstand. Medewerkers ervaren AI niet als iets dat hen overkomt, maar als iets waar zij zelf richting aan geven.
Wanneer het gesprek verschuift naar de risico's van AI, wordt duidelijk dat dit veel aandacht vraagt. Vanaf het begin is het essentieel om expliciet stil te staan bij niet alleen privacy en gegevensbeveiliging, maar ook bij thema's als bias (discriminatie ingebakken in AI-systemen), verlies van menselijkheid, afhankelijkheid van technologie en de vraag naar verantwoordelijkheid. De conclusie is helder: AI mag nooit een los IT-project worden, maar moet organisatiebreed gedragen worden, met duidelijke ethische kaders en gerichte training voor medewerkers.
Ook governance wordt bewust gestuurd. De toepassingen staan niet centraal; eerst komt de vraag of de organisatie hier technisch en organisatorisch klaar voor is. AI moet op een geïntegreerde manier landen binnen het bestaande (Microsoft/Azure) landschap. Hiervoor gebruikt Ideal Shift AI haar eigen AI Strategy Framework: een gestructureerde aanpak gebaseerd op inzichten uit MIT, die de organisatie stap voor stap begeleidt van strategieformulering en gereedheidsanalyse naar een concrete AI-roadmap gericht op waardecreatie. Uit de vele ideeën worden vervolgens scherpe keuzes gemaakt, teruggebracht tot een beperkt aantal samenhangende thema's voor de organisatie, werkprocessen en zorginhoud.
De businesscase blijft door het hele traject de rode draad. AI wordt niet ingezet omdat het kan, maar omdat het aantoonbaar bijdraagt aan doelen die de organisatie al belangrijk vindt. Een kosten-batenanalyse (KPI's) is zowel vertrekpunt als ankerpunt. Met een gestructureerde aanpak blijkt het mogelijk om binnen een tot twee maanden tot een gedragen AI-strategie te komen, mits steeds teruggekeerd wordt naar de kernvraag: past dit bij wie wij als organisatie zijn?
Hier wordt expliciet een duidelijke grens bewaakt. AI mag de zorg ondersteunen, maar mag nooit automatisch leiden tot een hogere werkdruk of meer cliënten per dag. Menselijk contact blijft leidend en het welzijn van medewerkers weegt minstens even zwaar als efficiency. In een sector waar druk en verzuim al hoog zijn, is dat geen nuance maar een harde voorwaarde.
Van visie naar praktijk
Het verwachte resultaat van een goed ontworpen AI-traject in de GGZ: technologie inzetten om wachttijden te verkorten en de werkdruk te verlagen, zonder het gesprek tussen cliënt en behandelaar te verdringen. De sleutel is dat zo'n traject niet begint met een tool, maar met de vraag waar AI daadwerkelijk waarde toevoegt voor zowel cliënten als medewerkers. Bestuurders vervullen hierin een faciliterende en kaderscheppende rol, met het maatschappelijk belang steeds als vertrekpunt.
De AI-strategie die Ideal Shift AI ontwikkelt voor GGZ-cliënten is niet opgezet als een verzameling losse applicaties, maar als een end-to-end herontwerp van het zorgproces. In gesprekken met medewerkers komt steeds naar voren dat data slechts één onderdeel is van een groter geheel. Ideal Shift AI ontwerpt data, workflow en menselijke input in samenhang, zodat grip ontstaat op processen en toekomstige AI-toepassingen veilig en op schaal kunnen landen.
Die aanpak wordt uitgewerkt in vijf opeenvolgende fasen die de logica van de dagelijkse praktijk volgen:
Fase 1: Aanmelding ✓ Live in de GGZ
Het begint bij de aanmelding, waar de AI-basis wordt gelegd. Aanmeldformulieren zijn bijna volledig geautomatiseerd en verzamelen informatie op een gestructureerde manier. Toestemmingen worden automatisch verwerkt en wachtlijsten vullen zich op basis van actuele data.
Fase 2: E-mailregistratie ✓ Bijna live
Een concreet voorbeeld is automatische e-mailregistratie. Op dit moment kost het registreren van een verzonden e-mail een behandelaar ongeveer 30 klikken, goed voor 5 minuten per e-mail of anders een gemiste registratie met financieel risico. Na implementatie verschijnt na het verzenden automatisch een pop-up, met alle relevante velden zoals cliënt, module en duur al vooraf ingevuld. Met 1 tot 3 klikken is de registratie compleet, met de verwachting dat 90% van de e-mails automatisch verwerkt wordt.
Fase 3: Hybride digitale zorg met AI ✓ In ontwikkeling
Onderzoek laat zien dat cliënten tijdens de wachtperiode vaak achteruitgaan. Om dit tegen te gaan, gebruikt AI een gerichte vragenlijst om in kaart te brengen op welke GGZ-thema's een cliënt de meeste ondersteuning nodig heeft, en beveelt automatisch de meest relevante trainingen aan via platforms zoals Minddistrict of Therapieland. Zo werkt de cliënt al actief aan herstel voordat de behandeling begint. Ook bij de intake gaat AI hiermee verder: op basis van het cliëntprofiel worden direct de best passende gespecialiseerde modules aanbevolen, waarmee de behandelaar eenvoudig hybride zorg kan inzetten.
Fase 4: Intake
In de intakefase komt alle eerder verzamelde informatie samen. Dynamische intakeformulieren en, indien gewenst, een opname van het gesprek leiden automatisch tot een concept-intakerapport. De behandelaar hoeft dit rapport alleen nog te controleren en aan te vullen, waardoor er meer ruimte ontstaat voor het inhoudelijke gesprek.
Fase 5: Behandeling
Tijdens de behandelfase ondersteunt AI gespreksverslagen, conceptverslagen en behandelondersteunende plannen. Een interne, goed beveiligde chatbot helpt medewerkers met vragen over processen en dossiers; bewust zonder externe chatbot richting cliënten. Vanuit ethische en veiligheidsoverwegingen blijft het directe contact tussen cliënt en behandelaar leidend.
Fase 6: Afsluiting
In de afsluitfase ligt de nadruk op rust en continuiteit. Door betere planning en minder dubbele afspraken ontstaat meer overzicht in roosters en werkdruk. Medewerkers krijgen gerichte training in verantwoord gebruik van AI, zodat technologie bijdraagt aan duurzaam werken en niet als extra belasting wordt ervaren.
Samen vormen deze fasen één samenhangend geheel, waarin AI niet versnipperd wordt ingezet maar structureel bijdraagt aan betere zorgprocessen met aandacht voor zowel cliënten als medewerkers.
Parallel aan deze inhoudelijke ontwikkeling krijgt meten vanaf dag één prioriteit. Zonder meetcultuur wordt AI ofwel een speeltje, ofwel een bron van wantrouwen. Daarom maken KPI's en businesscases expliciet deel uit van de aanpak. Er wordt onder meer gekeken naar wachttijden, behandelduur, declarabele tijd en werkdruk in administratieve processen.
Wat levert dit op voor medewerkers en cliënten?
De keuzes die GGZ-organisaties samen met Ideal Shift AI maken, zijn bewust procesmatig en in fasen opgebouwd. Daardoor worden de eerste effecten zichtbaar, wat vervolgens meer draagvlak oplevert. Niet alleen in cijfers, maar juist in de dagelijkse praktijk van medewerkers en cliënten.
Voor behandelaars zit de grootste winst in rust en overzicht. Omdat een groot deel van de administratieve handelingen automatisch wordt afgehandeld, verdwijnt een structurele bron van werkdruk. Minder klikken in het elektronisch patiëntendossier (EPD) betekent minder kans op fouten, minder herstelwerk en vooral: meer tijd voor inhoudelijk werk. Zo kunnen e-mails via een pop-up met één druk op de knop in het cliëntdossier worden verwerkt.
Ook ontstaat er meer voorspelbaarheid in het werk. Registraties worden niet langer uitgesteld of vergeten, waardoor de financiële onzekerheid afneemt. Medewerkers hoeven minder te schakelen tussen systemen en kunnen hun aandacht beter richten op het behandelproces zelf.
Belangrijk: effectiviteit leidt niet automatisch tot hogere productie druk. De vrijgekomen tijd wordt expliciet gezien als ruimte voor meer persoonlijke zorg, intercollegiaal overleg, reflectie en herstelmomenten. Dat is een bewuste keuze, ingegeven door het besef dat duurzame zorg begint bij het welzijn van professionals.
Voor cliënten vertaalt de aanpak zich vooral in duidelijkheid en continuiteit. Het aanmeldproces wordt overzichtelijker en informatie is vanaf het begin beter op orde. Dat voorkomt ruis en onzekerheid aan het begin van een traject, juist op een moment waarop cliënten vaak kwetsbaar zijn.
Gedurende het hele proces, van aanmelding tot ontslag, blijft menselijk contact leidend. Doordat administratieve lasten naar de achtergrond verdwijnen, ontstaat er meer ruimte voor het gesprek zelf.
Van resultaten naar kansen voor de sector
De ervaringen uit de GGZ-praktijk laten zien dat AI-adoptie niet alleen een technologische vraag is, maar vooral een vraag van organisatieverandering en procesverbetering. De verandering zit nadrukkelijk op drie niveaus: de mensen (bestuurders die richting geven, professionals die ermee werken en cliënten die het ervaren), de technologie (van data en applicaties tot infrastructuur en beveiliging) en het proces (van aanmelding tot behandeling en afsluiting). Juist die samenhang bepaalt of AI echt waarde toevoegt.
Daar ligt de meerwaarde: niet in het leveren van losse AI-tools, maar in het begeleiden van de volledige transformatie, van visie en strategie tot procesontwerp en implementatie, volledig geïntegreerd in uw EPD en landschap. Met gerichte veranderbegeleiding wordt AI-adoptie een samenhangend verandertraject waarin bestuur, professionals en cliënten samen leren, bijsturen en eigenaarschap ontwikkelen. Geen eenmalig project, maar blijvende verandering.
Succesvolle toepassing vraagt om duidelijke bestuurlijke richting, zorgvuldig herontwerp van zorgprocessen en een doordachte verander- en adoptieaanpak waarin medewerkers en cliënten worden meegenomen. Daarnaast is het essentieel om niet alleen te sturen op financieel rendement, maar ook op werkdruk, zorgkwaliteit en klantervaring.
De praktijk in de GGZ onderstreept dat organisaties vooral ondersteuning nodig hebben bij de vertaling van visie naar uitvoering: scherpe keuzes maken, in fasen werken en voortdurend bijsturen op de samenhang tussen mens, technologie en proces. AI is hier geen doel op zich, maar een middel om het primaire proces te versterken. Wie dat vertrekpunt kiest, vergroot de kans op blijvende impact in de zorg.
Belangrijkste resultaten
- End-to-end herontwerp van het zorgproces, van aanmelding tot afsluiting
- Sterk verminderde administratieve last door automatisering
- Snellere en consistentere screening en intake
- Breed draagvlak en eigenaarschap onder medewerkers
- Menselijk contact en professioneel welzijn als harde voorwaarde
- Een meetbare aanpak met KPI's en businesscases als ankerpunt
Meer weten?
De openheid over dilemma's, werkdruk en ethische overwegingen nodigt uit tot reflectie, niet alleen binnen individuele organisaties, maar in de hele sector. De kernvraag blijft: hoe bouwen we samen aan een toekomstbestendige GGZ waarin technologie mensen ondersteunt?
Wilt u verder praten over het vormgeven van een AI-visie en -strategie op basis van uw meerjarenstrategie in uw GGZ-organisatie? Of wilt u iets specifieks bouwen of automatiseren met AI? Neem contact met ons op. Samen bouwen we aan de GGZ-zorg van morgen.